Учет договоров в Excel с напоминаниями

Шаблон журнала учета договоров

В данной статье покажем, как самостоятельно, быстро и бесплатно можно организовать табель учета договоров.

Реестр учета договоров в Excel (образец)

Создаем новую книгу Excel, вводим необходимые колонки - разрезы учета. Для примеры мы взяли:

• Номер договора
• Действует до
• Вид договора
• Контрагент

Дополнительно добавили колонки

• Примечание (чтобы вписывать комментарии)
• Текущий статус (эта колонка будет автоматически выводить значения Договор действует или Договор истек)

Настроили фильтры, выбрали цветовое оформление, получилось следующее:

Проверка данных в Excel

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО "Сириус", а в другой - Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция - Проверка данных.

Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:

Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)

Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)

Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные - Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных - Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).

Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование - Управление правилами.

Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.

Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

=СЕГОДНЯ()-$C2>1

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.

В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

=ЕСЛИ(СЕГОДНЯ()-C2>1;"Договор истек";"Договор действует")

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение "Договор истек".

Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.

Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись "Договор истек".

Получившийся файл можно скачать по ссылке.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник "Договоры" прекрасно справится с функцией системы учета договоров.

Помимо реестра здесь есть возможность:

• прикреплять сканы,
• печатать договор по шаблону,
• контролировать возврат оригиналов.

1С:Договоры 8

Отдельный специализированный продукт, подробное описание и стоимость можно посмотреть здесь

Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.